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二、公文處理制度
文章來源:   作者:   添加時間:2008-12-23 11:32:31   點擊:

(一)根據中共甘肅省委辦發《甘肅省黨的機關公文處理暫行規定》即[2006]11號文件,和甘肅省人民政府發《甘肅省實施<國家行政機關公文處理辦法>細則的通知》即甘政發[2007]62號文件的精神,結合本單位實際,制定本制度。

(二)本機關發文,常用的文種有:

1、決定

適用于對重要事項或者重大行動做出安排,獎懲有關單位及人員,變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。

2、通知

適用于批轉下級機關的公文,轉發上級機關和不相隸屬機關的公文,傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項,任免人員。

3、通報

適用于表彰先進,傳達重要精神或者有關情況。

4、報告

適用于向上級機關匯報工作,反映情況,答復上級機關的詢問。

5、請示

適用于向上級機關請求指示、批準的事項。

6、批復

適用于答復下級機關的請示事項。

7、意見

適用于對重要問題提出認識和處理辦法。

8、函

適用于不相隸屬機關之間商洽工作,詢問和答復問題,請求批準和答復審批事項。

9、會議紀要

適用于記載、傳達會議情況和議定事項。

(三)公文格式

公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關、印發機關和印發日期等部分組成。

1、秘密等級和保密期限。涉及國家秘密的公文應準確標定密級和保密期限。秘密等級用3號黑體字頂格標識在版心右上角第1行,兩字之間空1字。如需同時標識秘密等級和保密期限,用3號黑體字,頂格標識在版心右上角第1行,秘密等級和保密期限之間用“★”隔開?!敖^密”、“機密”級公文還應在公文首頁左上角頂格用阿拉伯數字標明份數序號。

2、緊急程度。緊急公文應根據緊急程度,用3號黑體字在版心右上角第1行頂格分別標明“特急”、“急件”,兩字之間空1字。如需同時標識秘密等級與緊急程度,秘密等級頂格標識在版心右上角第1行,緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。電報應分別標明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。信函式公文作為公文特定格式,如需標識秘密等級或緊急程度,可置于函頭下1行版心左邊緣頂格標識。

3、發文機關標識。由發文機關全稱或規范化簡稱后加“文件”組成。對一些特定的公文可只標識發文機關全稱或規范化簡稱,如“民盟甘肅省委員會常務會議紀要”等。

機關聯合行文,主辦機關名稱排列在前。聯合行文時,“文件”二字均置于發文機關名稱右側,上下居中排布。

發文機關標識使用小標宋體字,用紅色標識,字號(高X寬)應小于22 X 15mm。平行文或下行文發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm,上行文發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm。如需標識公文份數序號、秘密等級和保密期限以及緊急程度,可在發文機關標識上空2行向下依次標識。

4、發文字號。由發文機關代字、年份和序號組成。中國民主同盟甘肅省委員會文件的發文字號為:“盟甘發〔2007) X X號”。發文字號一般在發文機關標識下空2行,用3號仿宋體字,在紅色反線之上4mm處居中排布。其中年份、序號用阿拉伯數字標識,年份應標全稱,用“[]”括入;序號不編虛位(即1不編為001),不加“第”字。函件的發文字號置于函頭下1行版心右邊緣頂格標識。聯合行文,只標明主辦部門發文字號。機關各部門發文分別于“盟甘”后,加一個部門代字。

文種代字一般用“發”(上行、平行、下行文件)和“函”(平行、下行文件)2種。

5、簽發人。上行文應注明簽發人、會簽人姓名。其中“請示”應在附注處注明聯系人(為主辦單位的具體承辦人員)的姓名和電話。

簽發人姓名平行排列于發文字號右側,發文字號居左空1字,簽發人姓名居右空1字;簽發人用3號仿宋體字,簽發人后標全角冒號,冒號后用3號楷體字標識簽發人姓名。

如有多個簽發人,主辦機關簽發人姓名置于第1行,其他簽發人姓名從第2行起在主辦機關簽發人姓名之下按發文機關順序依次順排,下移紅色反線,使發文字號與最后一個簽發人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm 。

6、公文標題。一般由發文機關、事由及文種三部分組成。公文標題中除法規、規章名稱加書名號外,一般不用標點符號。

公文標題在紅色反線下空2行,可分一行或多行居中排布;回行時,要做到詞意完整,排列對稱,間距恰當。

7、主送機關。指公文的主要受理機關,應使用全稱或者規范化簡稱、統稱。主送機關在標題下空1行,左側頂格用3號仿宋體字標識,回行時仍頂格;最后一個主送機關名稱后標全角冒號。

8、公文正文。主送機關名稱下1行,每自然段左空2字,回行頂格。數字和年份不能回行。

9、附件。公文如有附件,在正文下空1行左空2字用3號仿宋體字標識“附件”,后標全角冒號和名稱。附件如有序號,使用阿拉伯數字,附件名稱后不加標點符號。附件應與公文正文一起裝訂,并在附件左上角第1行頂格標識“附件”,有序號時標識序號;附件的序號和名稱前后標識應一致。如附件與公文正文不能一起裝訂,應在附件左上角第1行頂格標識公文的發文字號并在其后標識附件(或帶序號)。

10、印章。公文除以電報形式發出的加蓋發報專用章外,其他公文都應加蓋印章。聯合上報的公文,由主辦部門加蓋印章;聯合下發的公文,發文機關都應加蓋印章。當聯合行文需加蓋兩個印章時,主辦機關印章在前,兩個印章均壓成文日期。需加蓋3個以上印章時,應按加蓋印章順序將各發文部門名稱排列,并使印章加蓋在相應位置。當公文排版后所??瞻滋幉荒苋菁{印章時,應調整行距、字距,使印章與正文同處一面,不得采取標識“此頁無正文”的方法。

11、成文日期。成文日期以簽發人簽發的日期為準,聯合行文以最后簽發人的簽發日期為準,電報以發出日期為準。成文日期一律用漢字將年、月、日標全,其中“零”寫為“O”。單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱,只標識成文日期。

12、附注。公文如有附注(需要說明的其他事項),應用3號仿宋體字,居左空2字加圓括號標識在成文日期下1行。如“(此件發至XX級組織)”。

13、主題詞。公文應參照《國務院公文主題詞表》標注主題詞?!爸黝}詞”用3號黑體字,居左頂格標識,后標全角冒號。詞目用3號小標宋體字,詞目之間空1字。當詞表中無準確反映文件主題內容的詞時,可使用能夠準確反映文件內容的詞標注,并在該詞的后面加‘△’以便區別。

14、抄送機關。抄送機關指除主送機關外需要執行或知曉公文的其他機關,應使用全稱或者規范化簡稱、統稱。抄送機關在主題詞下1行,左右各空1字,用3號仿宋體字標識“抄送”,后標全角冒號;抄送機關依上級機關、平行機關、下級機關次序排列,抄送機關間用逗號隔開,回行時與冒號后的抄送機關對齊,最后一個抄送機關后標句號。

15、公文用字。文字從左至右橫寫、橫排。批語用3號楷體字,公文標題用2號小標宋體字,正文用3號仿宋體字,正文一般每面排22行、每行排28個字。

16、印發機關和印發日期。印發機關和印發日期位于抄送機關之下(無抄送機關在主題詞之下)占1行位置,用3號仿宋體字。印發機關左空1字,印發日期右空1字。印發日期以公文付印的日期為準,用阿拉伯數字標識。

17.公文用紙一般采用國際標準A4(210 X297mm),左側裝訂。紙張定量為6 0 - 80g/m2的膠版印刷紙或復印紙。紙張白度為85-90%,橫向耐折度≥15次,不透明度≥85 ,pH值為7.5-9.5。電報用紙按機要系統規定執行。

18.公文如需附表,對橫排A4紙型表格,應將頁碼放在橫表的左側,單頁碼置于表的左下角,雙頁碼置于表的左上角,單頁碼表頭在訂口一邊,雙頁碼表頭在切口一邊。

(四)行文規則

1、行文應確有必要,注重效用。

2、行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定,有隸屬關系的機關應遵循逐級行文的原則,一般不得越級請示和報告。因特殊情況必須越級行文時,應說明原因并抄送被越過的機關。

3、各級機關的公文,除向上級機關的請示、報告和對下級機關的批復外,其內容必須是帶有全局性的重大問題。包括全局性重大方針政策的發布,全局工作或一個時期的重要工作部署,對某些重大問題或行動的決策等。

4、下級機關向上級機關行文,一般用“請示”、“報告”、“意見”等,不得主送上級機關辦公廳(室)。

5、不相隸屬機關之間互相行文,一般用“函”。對需要周知或共同執行的事項,也可以使用“通告”、“通知”、“通報”、“意見”等。

6、上級機關向下級機關行文,一般用“決定”、“通告”、“通知”、“通報”、“批復”、“意見”等。

機關內設機構除辦公室外不得對外正式行文。即機關內設機構不得向本部門機關以外的其他機關(包括本系統)行文。如與相應的其他機關進行工作聯系確需行文時,只能以函的形式行文?!昂男问健笔侵腹母袷街袇^別于文件格式的“信函格式”。

向基層組織或者本系統的重要行文,應同時抄送民盟中央5份、中共甘肅省委統戰部5份。

7、“請示”應一文一事,一般只寫一個主送機關。需要同時送其他機關的,應用抄送形式,但不得抄送其下級機關。

“報告”、“意見”不得夾有請示事項。上級機關對下級機關的“請示”應答復,而對“報告”可不答復?!耙庖姟弊鳛樯闲形膽凑埵拘怨牡某绦蚝鸵筠k理。作為下行文,文中對貫徹執行有明確要求的,下級機關應遵照執行;無明確要求的,下級機關可參照執行。作為平行文,提出的意見供對方參考。

8、除上級機關負責人直接交辦的事項外,不得以機關名義向上級機關負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。

(五)發文辦理

1.發文辦理指以本機關名義制發公文的過程。包括草擬、審核、簽發、復核、繕印、用印、登記、分發等程序。

2.草擬公文應做到:

1)符合國家的法律、法規及其他有關規定。如提出新的政策、規定等,要切實可行并加以說明。

2)情況確實,觀點明確,表述準確,結構嚴謹,條理清楚,直述不曲,字詞規范,標點正確,篇幅力求簡短。

3)公文的文種應根據行文目的、發文機關的職權和與主送機關的行文關系確定。

4)擬制緊急公文和密級公文,應確屬緊急事項、確有保密理由。標定緊急程度和密級應準確、嚴格,不得濫用。

5)人名、地名、數字、引文準確。引用公文應先引標題,后引發文字號。引用外文應注明中文含義。日期應寫明具體的年、月、日。

6)結構層次序數,第一層為“一、”,第二層為“(一)”,第三層為“1.”,第四層為“(1)”。

7)使用國家法定計量單位。

8)文內使用非規范化簡稱,應先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式,應在第一次出現時注明準確的中文譯名。

9)公文中的數字,除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外,應使用阿拉伯數字。

10)草擬公文文稿,首頁應使用本機關專用發文稿紙。打印稿正文用2號楷體字,每面排22行、每行排20個字。

3.擬制公文,對涉及其他部門職權范圍內的事項,主辦部門應主動與有關部門協商、會簽,取得一致意見后方可行文。如有分歧,主辦部門的主要負責人應予協調。仍不能取得一致時,主辦部門可以列明各方理據,提出建設性意見,并與有關部門會簽后報請上級機關協調或裁定。

會簽應在首頁專用發文稿紙規定位置處,署單位名稱和會簽人姓名。一般不能在復印件和代擬稿上會簽。

4.公文送負責人簽發前,應由辦公室進行審核。審核的重點是:

1)是否確需行文,行文方式是否妥當,是否符合行文規則,公文格式是否符合本細則的規定等。

2)公文內容是否符合本制度(五)發文辦理,2.的規定。

3)需要會簽的公文是否已送有關單位會簽。

審核中,如文稿修改較多,不易辯認時,在送負責人簽發前,應退擬文單位清稿,并附原修改稿再送審核部門運轉。

5.公文簽發:公文須經主委或專職副主委審批簽發;各部門發文經秘書長審閱后,由主委或專職副主委簽發。簽批人應明確簽署意見,并簽署姓名和時間。

6.公文正式印制前,文秘部門應進行復核。復核的重點是:審核、審批、簽發手續是否完備;格式是否統一、規范;附件材料是否齊全;文稿是否清晰、整潔等。

經復核需要對文稿進行實質性修改的,應按程序復審。

7.分發傳遞密級公文,必須嚴格執行保密規定,采取保密措施,確保公文安全。

() 收文辦理

1.收文辦理指對收到公文的辦理過程,包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦、反饋等程序。

2.收文由辦公室統一簽收、登記,進入收文辦理程序。

3.收到上報的需要辦理的公文,應進行審核。審核的重點是:是否應由本機關辦理;是否涉及其他單位職權的事項是否已協商、會簽;內容是否符合國家法律、法規及其他有關規定。對不符合本制度規定的公文,可以退回呈報單位并說明理由。

4.經審核,對符合本制度規定的公文,辦公室應及時提出擬辦意見,送負責人批示或交有關部門辦理。需要兩個以上部門辦理的應明確主辦部門。不得積壓、拖延。緊急公文,應明確辦理時限。

5.承辦部門收到交辦的公文后應及時辦理,不得延誤、推諉。緊急公文應按時限要求辦理,確有困難的,應及時予以說明。對不屬于本部門職權范圍或者不宜由本部門辦理的公文,應及時退回辦公室并說明理由。

6.收到上級機關下發或交辦的公文,由辦公室提出擬辦意見,送負責人批示后辦理。

7.對上級機關交辦的公文,主辦部門要負責與協辦部門研究辦理。遇有涉及其他部門職權的事項,主辦部門應主動與有關部門協商;如有分歧,主辦部門的負責人應予協調。如仍不能取得一致,由主辦部門匯集各方意見,經主要負責人簽署意見后,協調或裁定。

8.審批公文時,對有具體請示事項的,主批人應明確簽署意見、姓名、審批日期,其他審批人圈閱視為同意;沒圈閱表示已知。

9.送負責人批示或者交有關部門辦理的公文,文秘部門要負責催辦。做到緊急公文跟蹤催辦,重要公文重點催辦,一般公文定期催辦。

10.除周知性公文外,承辦部門要及時向發文機關反饋辦理結果。

(七)公文歸檔

1.公文辦理完畢后,應根據《中華人民共和國檔案法》和其他有關規定,及時整理(立卷)、歸檔。個人不得保存應歸檔的公文。

2.歸檔范圍內的公文,應根據其相互聯系、特征和保存價值等整理(立卷)。要保證歸檔公文的齊全、完整,正確反映本機關的主要工作情況,便于保管和利用。

3.聯合辦理的公文,原件由主辦機關整理(立卷)、歸檔,其他部門保存復制件或其他形式的公文副本。

4.歸檔范圍內的公文應確定保管期限,按照有關規定定期向檔案部門移交。

5.擬制、修改和簽批公文,不得使用鉛筆、圓珠筆,不得在左側裝訂線位置書寫,所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。

(八)公文管理

1.公文由文檔人員統一收發、審核、用印、歸檔和銷毀。

2.本機關應建立健全公文處理的有關制度。

3.公文復印件作為正式公文使用時,應加蓋復印機關證明章。

4.不具備歸檔和存查價值的公文,經過鑒別并經負責人批準,可以銷毀。

5.銷毀秘密公文應到指定場所由二人以上監銷,保證不丟失、不漏銷。其中銷毀絕密公文(含密碼電報)應進行登記。

6.工作人員調離工作崗位時,應將本人暫存、借用的公文按照有關規定移交、清退。

7.密碼電報的使用和管理,按照有關規定執行。不得密電明復、明電密電混用。除發電單位特別注明和專門規定者外,因工作需要確需加抄或復印密碼電報時,須報經本機關負責人批準,由本機關機要秘書負責加抄、復印,并由機要秘書按規定登記、簽收、清退、保管、銷毀。

(九)附則

1.對上級機關和本機關下發公文的執行情況應進行督促檢查并建立督查制度。

2.本制度自2007 日起施行。凡與本制度不一致的,以本制度為準。

 
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